Unit Pengelola Keuangan



PENGAWAS UPK

SISTEM PENGAWASAN UPK 

  1. Sesuai tugasnya BKM  berkewajiban mengawasi kinerja UPK yang melaksanakan pembukuan keuangan secara transparan dan akuntabilitas.
  2. Pengawasan BKM  terhadap UPK dilaksanakan melalui mekanisme badan pengawas UPK 
  3. Tugas dan tanggung jawab Badan Pengawas UPK

TUGAS PENGAWAS

  1. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan audit terhadap UPK untuk mengukur kinerja operasional (kepatuhan) maupun kinerja keuangan berdasarkan indikator yang berlaku.
  2. Mengarahkan UPK dalam mengelola Pinjaman Bergulir agar sesuai dengan kebijakan dan ketentuan yang telah dibuat oleh BKM   
  3. Melakukan pengawasan/pemeriksaan terhadap seluruh kegiatan pengelolaan pinjaman bergulir baik di UPK maupun di KSM
  4. Bekerja sama dengan  BKM , relawan dan para perangkat desa untuk mensosialisasikan kegiatan pinjaman bergulir
  5. Bekerja sama dengan relawan dan para perangkat kelurahan/desa untuk membantu pengumpulan angsuran pinjaman.
  6. Bertanggung jawab kepada BKM  atas terselenggaranya pengawasan, monitoring, evaluasi dan audit terhadap UPK dan melaporkan hasil kegiatan tersebut dalam  kesempatan pertama setelah kegiatan
  7. Memastikan program dan pelayanan pinjaman bergulir UPK tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan peminjam (KSM)
  8. Memastikan bahwa dana–dana hasil penggalangan dari pemerintah/ swasta telah diadministrasikan dan disalurkan oleh UPK sesuai ketentuan/kesepakatan.
  9. Memberikan teguran, saran atau perbaikan kepada UPK berdasarkan hasil pemeriksaan atau audit
  10. Memastikan tersedianya Laporan Keuangan pengelolaan pinjaman bergulir UPK secara benar,  tepat waktu dan transparan.
  11. Memastikan bahwa kinerja UPK tercapai sesuai dengan indikator pencapaian yang disyaratkan
  12. Memberikan usulan kepada BKM  mengenai sanksi yang akan diberikan kepada petugas UPK baik berupa surat peringatan, skorsing maupun pemberhentian jika diketahui bahwa petugas tersebut telah melakukan penyimpangan kepatuhan maupun keuangan
  13. Memberikan masukan kepada BKM  atas rencana perekrutan petugas baru UPK
  14. Memegang teguh kerahasiaan hasil-hasil pemeriksaan dan bertanggung jawab atas penggunaannya

                  PENGELOLA UPK

                  1. Pengelola Keuangan yang dilakukan UPK terdiri dari :
                  • Manajer UPK yang bisa merangkap pembuku.
                  • Pembuku
                  • Kasir
                  • Petugas Pinjaman
                  1. Pelaksana Unit Pengelola Keuangan dipilih dan diangkat serta diberhentikan oleh BKM  melalui musyawarah anggota.
                  2. Insentif yang diberikan kepada pelaksana UPK memperhatikan kinerja dan bobot tugas dan tanggungjawabnya.
                  TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS UPK
                  Tugas dan tanggung jawab Petugas UPK (Manajer, Petugas Pinjaman, Pembuku dan Kasir UPK) adalah sebagai berikut :

                  TUGAS MANAJER UPK 
                  1. Menyusun rencana usaha (business plan) tahunan UPK
                  2. Menyusun rencana anggaran pendapatan dan biaya tahunan UPK 
                  3. Mengarahkan dan memotivasi petugas UPK dalam kegiatan masing-masing agar kinerja UPK dapat mencapai indikator yang ditentukan
                  4. Melakukan pengawasan dan pembinaan kepada seluruh personil UPK agar melaksanakan pekerjaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya
                  5. Melakukan verifikasi dan analisis terhadap usulan pinjaman yang disampaikan oleh petugas pinjaman UPK. 
                  6. Memberikan putusan pinjaman berupa persetujuan atau penolakan usulan pinjaman
                  7. Mengawasi penggunaan pinjaman dan melakukan pembinaan kepada KSM peminjam 
                  8. Melakukan pemeriksaan pembukuan dan kas sebelum akhir hari.
                  9. Memfasilitasi penyetoran dan pengambilan tabungan KSM di bank/UPK
                  10. Menyetujui pengeluaran biaya UPK 
                  11. Bersama  BKM  menandatangani contoh tanda tangan Rekening UPK di Bank dan bersama-sama BKM  melakukan penarikan dana rekening tersebut sesuai dengan kebutuhan.
                  12. Memelihara aset UPK
                  13. Mengevaluasi kegiatan UPK
                  14. Melakukan tugas dan tanggung jawab petugas pembuku jika UPK tidak memiliki personil pembuku
                  15. Memberikan bantuan dan akses informasi tentang kegiatan pengelolaan pinjaman bergulir atas pemeriksaan yang dilakukan oleh pengawas, auditor independen maupun dari pemerintah
                  16. Bersama pembuku menandatangani surat-menyurat dan laporan UPK 
                  17. Atas persetujuan BKM  melakukan tindakan keluar UPK misalnya koordinasi dengan instansi pemerintah/swasta.
                  18. Memberikan bimbingan tentang hal-hal yang diperlukan untuk menunjang kinerja Pinjaman Bergulir kepada KSM dan anggotanya misalnya Pengelolaan Ekonomi Rumah Tangga, Kewirausahaan dan sebagainya.
                  19. Melakukan usulan-usulan perubahan ketentuan pengelolaan pinjaman bergulir yang dinilai dapat lebih memajukan UPK
                                  TANGGUNG JAWAB MANAJER UPK
                                  1. Bertanggung jawab kepada BKM  mengenai kinerja operasional dan keuangan UPK serta pencapaian indikator yang ditentukan 
                                  2. Memberikan Laporan Keuangan bulanan (paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya) dan tahunan (paling lambat tgl 5 Januari) kepada BKM .
                                  3. Bertanggung jawab kepada BKM  tentang kinerja personil UPK.
                                  4. Menggantikan tugas-tugas petugas UPK apabila yang bersangkutan berhalangan masuk.
                                  5. Dalam hal petugas UPK hanya 2 orang, maka Manajer UPK bertanggung jawab rangkap sebagai Pembuku.
                                  TUGAS PETUGAS PINJAMAN UPK (KASIR)
                                  1. Melakukan promosi pinjaman dan tabungan kepada masyarakat
                                  2. Melakukan pendampingan kepada calon peminjam yang terdaftar dalam sasaran utama baik mengenai pemahaman prosedur pinjaman, pengisian proposal (usulan), maupun pembinaan ekonomi rumah tangga peminjam.
                                  3. Melakukan analisis terhadap proposal (usulan) pinjaman yang diterima sesuai prosedur dan menggunakan blanko yang ditetapkan
                                  4. Mengusulkan besar pinjaman, jasa pinjaman, besar angsuran dan Ojangka waktu pinjaman kepada Manajer sesuai prosedur dan menggunakan blanko yang ditetapkan
                                  5. Melakukan pembinaan dan pengawasan kepada peminjam
                                  6. Melakukan penagihan atau penarikan angsuran secara terus menerus, terlebih kepada peminjam yang telah memiliki tunggakan
                                  7. Memelihara aset dan inventaris UPK secara umum, dan khususnya yang secara langsung dipergunakan setiap hari
                                  8. Membuat usulan kepada manajer untuk memindahbukukan tabungan tanggung renteng KSM peminjam bagi KSM yang menunggak setiap akhir bulan berjalan
                                  9. Membuat usulan kepada Manajer UPK untuk penyelamatan pinjaman bagi peminjam yang merasa kesulitan dalam membayar angsuran pinjaman.
                                  10. Memberikan usulan kepada Manajer UPK mengenai perubahan-perubahan ketentuan Pinjaman Bergulir yang dinilai dapat memajukan UPK 
                                  TANGGUNG JAWAB PETUGAS PINJAMAN UPK 
                                  1. Bertanggung jawab kepada Manajer UPK bahwa usulan pinjaman telah dilakukan sesuai dengan ketentuan dan berdasarkan hasil pemeriksaan kepada peminjam
                                  2. Bertanggung jawab kepada Manajer UPK bahwa pinjaman bergulir UPK mencapai kinerja yang memuaskan dan memenuhi indikator-indikator yang ditentukan
                                  3. Bertanggung jawab kepada Manajer UPK tentang selesainya  laporan-laporan Pinjaman Bergulir secara benar dan tepat waktu. 
                                  4. Bertanggung jawab atas segala kerugian UPK yang disebabkan oleh kesalahan yang bersangkutan
                                  5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh manajer
                                  TUGAS PEMBUKU
                                  1. Mencatat setiap transaksi yang terjadi ke dalam buku-buku dan kartu yang telah ditetapkan, tepat pada tanggal transaksi dan sesuai dengan ketentuan pedoman teknis pembukuan.
                                  2. Melaksanakan penutupan buku setiap akhir hari kerja dan mencatat pada Buku Besar dan Kartu yang dibutuhkan
                                  3. Mengelola buku-buku dan kartu yang ada di UPK
                                  4. Melakukan tutup buku akhir bulan dan akhir tahun serta menyelesaikan pembuatan Laporan Keuangan (Neraca dan Laba Rugi) secara benar dan tepat waktu 
                                  5. Mengumumkan Laporan Keuangan kepada masyarakat minimal di 5 tempat yang strategis secara tepat waktu
                                  6. Membuat laporan lain yang diperlukan sehubungan dengan Pinjaman Bergulir.
                                  7. Memberikan usulan perubahan-perubahan ketentuan pengelolaan UPK yang dinilai dapat memajukan UPK kepada Manajer UPK
                                  8. Bertanggung jawab atas kerugian UPK yang disebabkan oleh yang bersangkutan
                                  9. Melakukan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh manajer UPK  
                                  TANGGUNG JAWAB PEMBUKU
                                  1. Bertanggung jawab kepada Manajer UPK atas terselenggaranya pembukuan UPK yang baik dan benar
                                  2. Menyelesaikan laporan bulanan, triwulan, tahunan dan laporan-laporan secara benar dan tepat waktu.
                                  3. Bersama dengan Kasir bertanggung jawab atas penyimpanan sisa Kas UPK di peti besi (brandkast)
                                  4. Bersama dengan Manajer UPK bertanggung jawab atas kelancaran dan ketertiban administrasi dan surat menyurat di UPK  
                                  5. Bertanggung jawab atas ketertiban pengarsipan bukti kas dan pembukuan UPK.  
                                  TUGAS KASIR
                                  1. Melakukan perencanaan kas untuk hari kerja berikutnya. 
                                  2. Menatakerjakan uang kas UPK pada awal hari kerja, saat operasi dan akhir hari.
                                  3. Membayarkan pinjaman yang telah mendapatkan persetujuan atau putusan Manajer
                                  4. Membayarkan penarikan tabungan tanggung renteng dan pengeluaran biaya lainnya yang telah mendapat persetujuan Manajer 
                                  5. Menerima setoran tabungan, angsuran atau pelunasan pinjaman dan jasa pinjaman atau setoran lainnya
                                  6. Melakukan penyetoran dan penarikan uang kas/tunai ke dan dari Bank dan atau lembaga keuangan formal
                                  7. Memelihara aset dan inventaris UPK secara umum, dan khususnya yang secara langsung dipakainya
                                  8. Menyimpan sisa uang kas (saldo kas) dan perincian kas ke dalam brankas bersama-sama dengan pembuku
                                  9. Memberikan usulan perubahan-perubahan ketentuan pengelolaan UPK yang dinilai dapat memajukan UPK kepada Manajer UPK
                                  TANGGUNG JAWAB KASIR
                                  1. Bertanggung jawab kepada Manajer UPK mengenai pengelolaan kas UPK
                                  2. Bertanggung jawab atas kecukupan kas untuk kegiatan UPK 
                                  3. Bersama Pembuku bertanggung jawab atas sisa kas yang disimpan di peti besi (brankas).
                                  4. Bertanggung jawab atas segala kerugian UPK yang disebabkan oleh kesalahan yang bersangkutan
                                  5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh manajer

                                  Tidak ada komentar:

                                  Posting Komentar